Numer EORI – co to jest i kiedy jest potrzebny przy wysyłce za granicę?

Planując ekspansję na rynki pozaunijne, przedsiębiorcy zderzają się z biurokratycznymi wymogami. Jednym z nich jest zadbanie o numer EORI, czyli formalny warunek legalnego przepływu towarów.

Czego dowiesz się z tego artykułu?

W nowym tekście z naszego poradnika kurierskiego skupiamy się na specyfice numeru EORI. Opisujemy między innymi:

• Co to jest numer EORI, jaką ma strukturę i kiedy znajduje zastosowanie.
• W jaki sposób uzyskać numer EORI.
• Możliwość łatwego nadania przesyłki zagranicznej za pomocą epaka.pl.

Czym jest numer EORI?

Zastanawiając się, czym jest numer EORI, należy sięgnąć do zapisów europejskiego prawa handlowego. Skrót ten pochodzi od angielskiego terminu Economic Operators Registration and Identification (często określanego w pełnej, formalnej nomenklaturze jako EORI Economic Operators Registration and Identification).

W praktyce numer EORI to unijny identyfikator dla przedsiębiorców wprowadzony po to, aby ujednolicić i przyspieszyć przepływ danych w międzynarodowym łańcuchu dostaw.

System EORI działa w UE od 1 lipca 2009 roku, stając się od tego momentu podstawą odprawy celnej dla firm realizujących handel międzynarodowy. Ten unijny numer jest kategorycznie potrzebny do identyfikacji w kontaktach z administracją celną w każdym państwie członkowskim. Taka systematyzacja gwarantuje pełną spójność logistyczną – każdy podmiot wpisany do rejestru staje się natychmiast widoczny dla urzędników na terenie całej Unii Europejskiej.

Struktura kodu EORI

Architektura opisywanego identyfikatora nie jest przypadkowa – posiada on ściśle określoną strukturę, która zapobiega systemowym duplikatom na terenie UE. Zgodnie z wytycznymi, numer EORI składa się z kodu kraju i unikalnego ciągu znaków przypisanego bezpośrednio do rejestrowanej firmy. W naszym kraju budowa tego znacznika opiera się na jasnym wzorze:

• Na samym początku kodu znajdują się zawsze dwie litery PL, które jednoznacznie identyfikują państwo członkowskie wystawiające dokument.
• Kolejnym segmentem jest ciąg cyfr stanowiących odpowiednik krajowego numeru NIP danej firmy.
• Całość zamyka z góry narzucony ciąg kontrolny, na który składa się pięć zer.

Zatem w Polsce numer EORI przyjmuje standardowy format PL+NIP+00000. Taka ścisła budowa pozwala organom nadzoru na niemal błyskawiczną weryfikację pochodzenia oraz statusu prawnego każdego ładunku.

Kiedy potrzebny jest numer EORI?

Kwestia tego, kiedy potrzebny jest ten konkretny identyfikator, jest precyzyjnie regulowana przez prawo – EORI jest obowiązkowy dla każdej operacji celnej w UE dokonywanej przez firmy. Oznacza to wprost, że obowiązek posiadania numeru EORI dotyczy przedsiębiorców zajmujących się importem lub eksportem towarów poza strefę swobodnego handlu.

Wymóg ten staje się aktywny w momencie wymiany komercyjnej z krajami spoza Unii Europejskiej (w tym z Wielką Brytanią po tzw. Brexicie). Należy jednak stanowczo oddzielić obrót B2B od prywatnego – osoba fizyczna nie musi martwić się taką biurokracją przy zakupach detalicznych. W świetle przepisów, osoby fizyczne nie potrzebują EORI przy prywatnym przywozie towarów, ani też osoby fizyczne dokonujące prywatnych zakupów przez internet nie muszą mieć numeru EORI.

Co więcej, aby zapobiec nadużyciom, system zakazuje powielania kont: jedna firma może mieć tylko jeden ważny numer EORI, którym posługuje się w całej UE przy obsłudze formalności celnych (przedsiębiorcy posiadają więc zawsze tylko jeden numer).

Czy numer EORI jest bezpłatny?

W biznesowym świecie procedury urzędowe często kojarzą się z ukrytymi kosztami, jednak w tym przypadku ustawodawca zadbał o wysoką przejrzystość.

Samo nadanie numeru EORI jest bezpłatne dla przedsiębiorców, co oznacza, że Skarb Państwa nie pobiera żadnych opłat skarbowych za przetworzenie wniosku i wygenerowanie kodu. W praktyce numer EORI jest bezpłatny, chyba że korzystasz z pełnomocnika (na przykład z usług specjalistycznej agencji celnej), który naturalnie pobierze własną, rynkową prowizję za wyręczenie firmy w formalnościach.

Czy numer EORI ma termin ważności?

Raz wprowadzony do bazy identyfikator staje się trwałym elementem tożsamości prawnej każdej firmy. Z perspektywy administracyjnej, przypisany przedsiębiorstwu ciąg znaków nie ma daty końcowej – jest nadawany bezterminowo i z mocy prawa nie trzeba go w przyszłości cyklicznie odnawiać.

Co równie istotne dla logistyki, EORI obowiązuje na terenie całej Unii Europejskiej. Fakt, że ten numer jest ważny w całej UE, niezależnie od tego, przez jaki lokalny organ został wygenerowany, upraszcza tranzyt, dając firmom pewność, że raz dokonana rejestracja w pełni otwiera im rynki wszystkich państw członkowskich.

Jak uzyskać numer EORI?

Przejście od teorii do praktyki operacyjnej wymaga spełnienia konkretnych wymogów formalnych. Przedsiębiorcy zastanawiający się, jak uzyskać numer EORI, muszą skierować swoje kroki do cyfrowych bram administracji celno-skarbowej.

Tradycyjny papierowy obieg dokumentów odszedł do lamusa, ustępując miejsca rozwiązaniom w pełni elektronicznym. W świetle obowiązujących przepisów numer EORI jest nadawany na podstawie wniosku złożonego elektronicznie. Centralnym środowiskiem do obsługi tego zgłoszenia w naszym kraju jest Platforma Usług Elektronicznych Skarbowo-Celnych. To właśnie platforma PUESC stanowi główny punkt kontaktowy dla firm biorących udział w obrocie międzynarodowym. Rejestracja firmy w tym unijnym systemie identyfikacji podmiotów gospodarczych to proces jednorazowy, ale niezwykle ważny z perspektywy każdego przyszłego zgłoszenia celnego i wystawianej faktury handlowej.

Ile czeka się na nadanie numeru EORI?

Dynamika współczesnego biznesu stwarza ogromną presję czasową, dlatego organy państwowe zoptymalizowały cały proces. Standardowo czas oczekiwania na numer EORI wynosi od 1 do 3 dni roboczych.

Za weryfikację dokumentacji i fizyczne nadanie EORI odpowiedzialna jest scentralizowana jednostka – wydział Izby Administracji Skarbowej w Poznaniu, który sprawnie procesuje wnioski spływające z całej Polski.

Po pozytywnym rozpatrzeniu dokumentów aktualny status numeru EORI oraz jego dostępność w sieci można na bieżąco monitorować. Gotowy i aktywny numer EORI da się zweryfikować w wyszukiwarce Komisji Europejskiej. Dzięki tej ogólnodostępnej bazie (zlokalizowanej bezpośrednio na stronach Komisji Europejskiej), przedsiębiorca lub agencja celna mogą w kilka sekund sprawdzić, jak ostatecznie wygląda numer EORI i czy posiada on już status dopuszczający do operacji importowych lub eksportowych.

Nadanie numeru EORI – krok po kroku

Aby zainicjować procedurę uzyskania numeru dla swojej firmy, należy wykonać kilka czynności. Z perspektywy przedsiębiorcy, wniosek o EORI składa się elektronicznie na PUESC, a ścieżka uwierzytelnienia obejmuje następujące kroki:

1. Założenie konta użytkownika – pierwszym etapem całego procesu jest zarejestrowanie osoby fizycznej reprezentującej przedsiębiorstwo na portalu PUESC. Konieczne jest wygenerowanie unikalnego numeru ID SISC (często określanego systemowo jako numer ID), który na stałe przypisuje użytkownika do cyfrowego środowiska administracji.
2. Przygotowanie danych rejestracyjnych – zgodnie z wytycznymi podstawowe dane do wniosku o EORI to numer NIP, nazwa firmy i adres siedziby. Wszystkie podane w formularzu informacje muszą być zgodne ze stanem faktycznym widniejącym w krajowych rejestrach (np. KRS), pod groźbą odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych oświadczeń.
3. Podpisanie i wysłanie formularza – zwieńczeniem procesu rejestracji jest przesłanie wygenerowanego zgłoszenia. System celno-skarbowy bezwzględnie wymaga w tym miejscu cyfrowej autoryzacji, co oznacza, że wniosek o EORI wymaga podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego.

Ścisłe trzymanie się tego schematu gwarantuje szybką weryfikację zgłoszenia i sprawne nadanie uprawnień niezbędnych do operowania poza granicami celnymi Unii.

Sprawdź proste nadania za granicę w epaka.pl

Eksport to nierzadko biurokratyczne pole minowe, które potrafi skutecznie zahamować zapędy każdego przedsiębiorcy. Zamiast mamić pustymi frazesami, epaka.pl po prostu automatyzuje tę „czarną robotę”.

Sama rejestracja i zdobycie kodu EORI to dopiero rozgrzewka. Schody zaczynają się, gdy realnie wysyłasz towar do krajów trzecich (na rynki leżące całkowicie poza Unią Europejską) i musisz przygotować dokumentację niezbędną do sprawnej odprawy celnej (więcej o formalnościach celnych piszemy tutaj).

Skonstruowaliśmy nasz system w taki sposób, by zlikwidować konieczność ręcznego wypełniania trudnych deklaracji. Na naszej platformie tworzenie zgłoszenia celnego odbywa się w tle, podczas standardowego procesu wyceny paczki za pomocą formularza nadania. Narzędzie samo dopilnuje, by wszystkie wymagane dane pojawiły się we właściwych miejscach.

Handel międzynarodowy z epaka.pl (polecamy usługę epaka.pl biznes) to po prostu sprawne algorytmy stojące na straży pomyślności całego procesu wysyłkowego, dzięki którym masz pewność, że przesyłki nie utkną na granicy przez formalne braki.

Po co jest numer EORI, jak go otrzymać – podsumowanie

Istota numeru EORI sprowadza się do zagwarantowania pełnej płynności towarowej na granicach państw członkowskich Unii Europejskiej. Posiadanie tego unikalnego kodu to po prostu warunek „być albo nie być” w globalnym biznesie.

Kategoryczny obowiązek posiadania numeru EORI dotyczy przedsiębiorców zajmujących się importem lub eksportem towarów poza rynek unijny (EORI jest wymagany przy imporcie i eksporcie towarów).

Z kolei to, jak go otrzymać, opiera się dziś wyłącznie na cyfryzacji – wniosek o EORI składa się elektronicznie na PUESC, co trwale zastąpiło ubieganie się o ten numer w klasycznej formie papierowej.

Z technicznego punktu widzenia cała biurokracja zamyka się szybko, a nadanie numeru EORI jest bezpłatne dla przedsiębiorców (otrzymują oni jeden numer nadawany bezterminowo). Ważnym wyjątkiem są tu konsumenci prywatni – w świetle prawa osoby fizyczne nie potrzebują EORI przy prywatnym przywozie towarów.

Sam kod, którego status w każdej chwili można zweryfikować w oficjalnej wyszukiwarce Komisji Europejskiej, to jednak dopiero wierzchołek logistycznej góry lodowej. Prawdziwa weryfikacja celna następuje przy fizycznym eksporcie. Zamiast ryzykować paraliż, firmy coraz częściej przenoszą obsługę formalności wysyłkowych na zautomatyzowane platformy takie jak epaka.pl. Dzięki temu mają żelazną pewność, że raz uzyskany identyfikator posłuży im jako przepustka do skalowania firmy poprzez ekspansję na zagraniczne, pozaunijne rynki.