Co oznaczają statusy przesyłek?

Statusy przesyłek kurierskich to informacje o stanie przetwarzania zamówienia oraz aktualnym statusie towaru. Posługują się nimi wszystkie firmy kurierskie, aby informować swoich klientów o tym, na jakim etapie dostarczenia znajduje się usługa przewoźnika i kiedy - w przybliżeniu - odbiorca paczki otrzyma towar. Status przesyłki pozwala odbiorcy na lepsze zaplanowanie dnia, zwłaszcza kiedy oczekuje dostawy zamówienia.

Warto zdawać sobie sprawę, że każdy z przewoźników posługuje się swoją nomenklaturą, aby określać status przesyłek, dlatego poszczególne określenia niekiedy mogą być mylące, ponieważ będą odnosiły się do nieco innych etapów usług firm kurierskich. W obrocie możesz napotkać wiele rodzajów statusów przesyłek. Jak wyglądają one w różnych przedsiębiorstwach przewozowych?

Co oznaczają poszczególne statusy przesyłek?

Przyjrzyjmy się, jak wygląda realizacja usługi kurierskiej w poszczególnych firmach i jakie statusy otrzymuje paczka, zanim nastąpi wydanie przesyłki odbiorcy. W DPD statusy przesyłek będą podobne jak w GLS czy UPS, różnice nie będą między nimi znaczne.

Zarejestrowanie przesyłki

Pierwszy etap, który oznacza, że nadawca przesyłki wygenerował dokumenty przewozowe. Ten status paczki nie jest jeszcze równoznaczny z odebraniem jej przez kuriera. Odbiorca przesyłki wie jednak, że zostało zlecone wykonanie usługi przewozu.

Przyjęcie przesyłki przez kuriera

Moment, w którym paczkę przekazano do doręczenia, jest równoznaczny z rozpoczęciem biegu terminu na zrealizowanie usługi, ale też początkiem odpowiedzialności przewoźnika. Kurierzy pakują przesyłki w samochód, a następnie dostarczają je do najbliższego punktu firmy kurierskiej. Przesyłka przyjęta zwykle dociera do odbiorcy w czasie 48 godzin, chyba że odbiorca skorzystał z ekspresowej dostawy, np. na następny dzień lub na określoną godzinę.

Status przesyłka przyjęta w oddziale

Paczka wydana kurierowi trafia do sortowni lub oddziału firmy kurierskiej. W przypadku długiej drogi, kiedy podróż jest dzielona na etapy, ten status może utrzymywać się dosyć długo, ponieważ z najbliższego oddziału firmy kurierskiej przesyłka może trafić do kolejnego i jeszcze następnego tak długo, aż zostanie przewieziona do ostatniego punktu przeładunkowego. Przesyłka wyruszy stamtąd bezpośrednio do odbiorcy, kiedy tylko odbierze ją kurier obsługujący dany rejon.

W GLS, Orlen czy Fedex status przesyłki może brzmieć nieco inaczej, ale nazwa będzie brzmiała w sposób zbliżony.

Paczka przekazana do doręczenia

Inna nazwa to wydanie przesyłki do doręczenia. Ten status oznacza, że przesyłka znalazła się w rękach kuriera, który dostarczy ją bezpośrednio do odbiorcy. Niekiedy wraz z powiadomieniem o nadejściu paczki przesyłane są przybliżone godziny przekazania paczki, jak również numer telefonu pozwalający na kontakt bezpośrednio z przewoźnikiem.

Paczka doręczona

Przesyłka odebrana w miejscu doręczenia oznaczana jest jako doręczona. W zależności od firmy kurierskiej zmiana statusu można nastąpić niezwłocznie po odebraniu lub dopiero po kilku godzinach, kiedy przewoźnik wróci do bazy, a system zidentyfikuje brak doręczonej paczki. Po odebraniu przesyłki adresat raczej nie interesuje się już statutami paczki, ale taka informacja może być istotna z punktu widzenia nadawcy.

Sama przesyłka przechodzi podobną drogę, niezależnie od tego, czy jest to zwykła paczka ekonomiczna, czy też ekspresowo przesyłane dokumenty. Oznacza to, że np. w InPost statusy przesyłek zawsze będą wyglądały analogicznie niezależnie od tego, z jakiej usługi korzystasz.

Zwrot przesyłki

Przede wszystkim zwrotu przesyłki nie należy utożsamiać z prawem do odstąpienia od umowy przysługującym konsumentom. Taki status oznacza, że przesyłka doręczona na właściwy adres nie została odebrana przez odbiorcę. Przyczyną zwrotu może być nieobecność domowników podczas próby doręczenia, odmowa odebrania przesyłki lub uiszczenia opłaty, jeżeli paczka została doręczona za pobraniem. Przesyłka doręczona a nieodebrana jest wydawana odbiorcy ponownie następnego dnia. Liczba prób doręczenia jest różna w poszczególnych firmach - kurier DHL podejmuje dwie próby doręczenia, podobnie jak DPD. Z kolei UPS realizuje aż trzy próby doręczenia. Po tym czasie każda przesyłka jest odsyłana z powrotem na adres nadawcy.

Od kiedy możliwe jest śledzenie przesyłek?

Przesyłki można śledzić od momentu, kiedy zostaną one odebrane przez wybranego przewoźnika. Otrzymują wtedy swoje własne numery trackingowe, które pozwalają na monitorowanie podróży paczki.

Dlaczego firmy kurierskie nadają statusy przesyłek?

Po złożeniu zamówienia przesyłka przebywa długą drogę od chwili odebrania jej przez kuriera do czasu wydania do rąk nadawcy. Statusy służą do określenia stopnia zaawansowania realizacji usługi transportowej i są aktualizowane po zakończeniu każdego kolejnego etapu. Im odległości pomiędzy miejscem nadania a odbioru są większe, tym firma kurierska częściej będzie aktualizowała statusy paczek, ponieważ towary przechodzą przez większą liczbę punktów, jak np. oddział firmy kurierskiej.

Opcja śledzenia przesyłek a status przesyłki

Obecnie śledzenie przesyłek jest możliwe na podstawie informacji otrzymywanych zdalnie od osób obsługujących paczkę. Możliwość sprawdzenia statusu paczki przysługuje zarówno nadawcy przesyłki, jak i jej odbiorcy i można to zrobić na jeden z kilku sposobów:

• sprawdzenie przesyłki na infolinii - niezbędne będzie podanie danych przesyłki, a zwłaszcza jej numeru;
• śledzenie paczki w aplikacji mobilnej, jak np. DPD Mobile, UPS Mobile czy InPost Mobile;
• sprawdzenie statusu paczki na koncie użytkownika lub bezpośrednio poprzez stronę internetową - niezbędny będzie numer przesyłki.

W wielu firmach kurierskich, jak np. DHL status przesyłki można sprawdzać zarówno dla paczek w ruchu krajowym, jak i międzynarodowym. W InPost status przesyłki można sprawdzać dla wszystkich paczek przypisanych do danego konta w aplikacji.

Zarejestrowano dane przesyłki, ale jej status nie zmienia się od dłuższego czasu. Dlaczego?

Niekiedy dochodzi do sytuacji, w której system wygenerował etykietę przewozową, ale przez kilka dni z rzędu paczka ma taki sam status. Dlaczego tak się dzieje? Przyczyn może być kilka. W większości przypadków śledzenie przesyłki online jest niemożliwe z uwagi na awarię systemu CRM i np. nierozpoznanie przesyłki przez system lub zwykły błąd pracownika, który zapomniał zeskanować przesyłkę w rozdzielni i zaktualizować jej status.

Bywa też tak, że czas doręczenia przesyłki wydłuża się z przyczyn obiektywnych, np. niesprzyjające warunki pogodowe lub przedłużająca się odprawa celna.

Inną przyczyną utrzymującego się przez dłuższy czas statusu jest zagubienie paczki przez przewoźnika. W razie wątpliwości najlepiej skontaktować się bezpośrednio z infolinią konkretnego spedytora. Szczegółowe informacje na temat kontaktu znajdziesz na stronie internetowej oraz w aplikacji mobilnej. Warto wspomnieć, że klient zawsze ma prawo do złożenia reklamacji, stosowną procedurę regulują odpowiednie przepisy z zakresu prawa przewozowego.

Czy warto kierować się statusami przesyłek?

Po statusie przesyłki widać, co dzieje się z przesyłką w danym czasie. Zostawiając komunikaty, firmy kurierskie posługują się zautomatyzowanymi systemami do oznaczania paczek. To względnie dokładna informacja, która pozwala na śledzenie przesyłki w aplikacji mobilnej lub na stronie przewoźnika w profilu klienta. Dla odbiorcy przesyłki to wartościowe informacje, które warto śledzić, aby wiedzieć, kiedy można spodziewać się próby doręczenia przez kuriera.