Faktura Pro Forma

Faktura Pro Forma

W polskim prawie gospodarczym istnieje kilka różnych sposobów dokumentujących przeprowadzoną transakcję sprzedaży lub uzyskania zapłaty. Do tych najbardziej popularnych z pewnością należy rachunek oraz faktura. Ich rodzaj w głównej mierze zależy od rodzaju opodatkowania firmy. Niekiedy można również spotkać się z terminem faktura Pro Forma. Co to właściwie oznacza? Jest to nic innego, jak faktura wstępna, która zawiera wszelkie dane i informacje potrzebne do wykonania przelewu. Taka faktura bardzo często wysyłana jest przez system automatycznie. Należy jednak pamiętać, że nie jest to dokument księgowy, nie generuje obowiązku podatkowego i nie może zostać zaksięgowany w ewidencji. Taki rodzaj faktury nie stanowi także podstawy do rozliczeń. Fakturę Pro Forma można traktować jako ofertę i informację o warunkach świadczonych usług.

Jak powinna wyglądać faktura Pro Forma i kiedy właściwie można ją wystawić?

W wyglądzie faktura Pro Forma nie różni się praktycznie niczym od tradycyjnej faktury VAT. Zatem powinna przede wszystkim posiadać tytuł, numer konta bankowego, przedmiot transakcji, wartość netto, wysokość podatku VAT oraz wartość brutto. Ważne jest również, aby taka faktura zawierała termin wykonania usługi oraz konkretną datę płatności. Faktura Pro Forma musi w swoim zapisie posiadać także nadawcę oraz odbiorcę przedmiotu transakcji. Jedyna różnica, z jaką możemy spotkać się pomiędzy właściwą fakturą VAT a fakturą Pro Forma to tytuł. W tytule każdej z faktur musi być dokładnie opisane, czy jest to faktura wystawiana wstępnie (Pro Forma) czy ostatecznie (faktura VAT). W systemie prawnym nie istnieją żadne przepisy oraz regulacje, które dotyczyłyby obowiązku wystawienia przez firmę faktury Pro Forma. System epaka.pl wystawia fakturę Pro Forma automatycznie wyłącznie do przesyłek wysyłanych poza Unię Europejską, kurierem FedEx, w usłudze lotniczej. Faktura wysyłana jest na maila, po czym należy ją wydrukować, podpisać oraz przekazać razem z przesyłką kurierowi. Rodzaj ten jest stosowany głównie przy transakcjach z osobami fizycznymi. Jeżeli chodzi o firmy, w zależności od wartości i zawartości paczki, a także kraju doręczenia. Obowiązkowe może okazać się dołączenie faktury sprzedażowej, gdyż faktura Pro Forma nie będzie w takim przypadku uznawana.

Jakie główne funkcje spełnia faktura Pro Forma?

Faktura Pro Forma to idealny sposób, aby klient został poinformowany przede wszystkim o kosztach transakcji oraz obowiązujących terminach. Jednak dokument ten spełnia jeszcze jedną, bardzo ważną rolę; określa szczegółowe warunki całej transakcji i współpracy. Po podpisaniu przez nabywcę może być traktowana jako umowa. Czasami faktura Pro Forma może służyć także jako ponaglenie do zapłaty. Bez dwóch zdań faktura Pro Forma dla obu stron transakcji jest bardzo przydatna i niesie szereg korzyści, które można wykorzystać.